Politique de confidentialité
Version du 24 octobre 2026
Cette politique explique quelles données personnelles Delegalis traite, pourquoi, combien de temps, et quels sont vos droits. Elle distingue deux situations : les données dont Delegalis est responsable de traitement (utilisateurs de la plateforme, signataires des pouvoirs donnés à Delegalis) et les données des clients des cabinets contenues dans les dossiers, que Delegalis traite en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD.
Qui est responsable de vos données ?
DLGAL, société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU), SIREN 107 749 632, dont le siège est situé 1 impasse Devant le Fort, 09100 Pamiers (« Delegalis »).
Contact pour toute question relative aux données personnelles : contact@delegalis.fr.
Délégué à la protection des données : aucun délégué n’est désigné ; pour toute question relative à vos données, écrivez à contact@delegalis.fr.
Deux rôles distincts
Responsable de traitement : comptes utilisateurs et pouvoirs
Pour les données des personnes qui utilisent la plateforme (collaborateurs et administrateurs des cabinets clients), Delegalis décide des finalités et des moyens du traitement : elle en est responsable de traitement. Il en va de même pour les pouvoirs que les cabinets donnent à Delegalis et pour les pièces d’identité de leurs signataires (section « Pouvoirs donnés à Delegalis et pièces d’identité »).
Sous-traitant : données des dossiers
Les cabinets déposent des pièces et des informations concernant leurs propres clients et les dirigeants, associés ou mandataires des sociétés concernées (pièces d’identité, justificatifs de domicile, informations d’état civil…). Pour ces données, le cabinet est responsable de traitement et Delegalis agit uniquement sur ses instructions, en qualité de sous-traitant. Les engagements de Delegalis à ce titre figurent à la section « Traitement des données pour le compte du client (article 28 RGPD) » des conditions générales d’utilisation et de service.
Données des comptes utilisateurs
Données traitées
- identité professionnelle : nom, prénom, fonction, adresse e-mail professionnelle, cabinet de rattachement, rôle et droits dans le cabinet ;
- données de connexion : identifiant, mot de passe (conservé sous forme protégée, jamais en clair), date de dernière connexion, adresse IP et navigateur au moment de l’acceptation des conditions ;
- données d’usage nécessaires au service : dossiers déposés, messages échangés avec Delegalis, factures et paiements du cabinet ;
- journal d’activité : actions effectuées sur la plateforme (connexion, dépôt, modification, téléchargement…), conservées à des fins de sécurité et de preuve ;
- suivi des e-mails de service : statut de remise des messages envoyés par la plateforme (remis, refusé, signalé comme indésirable).
Finalités et bases légales
- créer et administrer les comptes, authentifier les utilisateurs et gérer les droits : exécution du contrat ;
- réaliser les formalités confiées, assurer le suivi des dossiers et la messagerie : exécution du contrat ;
- établir les devis et factures, suivre les paiements, tenir la comptabilité : exécution du contrat et obligation légale ;
- envoyer les e-mails de service (invitation, réinitialisation du mot de passe, avancement des dossiers, messages) : exécution du contrat ;
- assurer la sécurité de la plateforme, prévenir la fraude et les abus, conserver une trace des actions : intérêt légitime de Delegalis ;
- répondre aux demandes d’assistance et améliorer le service : intérêt légitime de Delegalis ;
- respecter les obligations légales et répondre aux demandes des autorités compétentes : obligation légale.
Delegalis ne revend aucune donnée, ne les utilise pas à des fins de prospection par des tiers et ne procède à aucune décision automatisée produisant des effets juridiques.
Pouvoirs donnés à Delegalis et pièces d’identité
Pour déposer auprès du Guichet unique de l’INPI les formalités que lui confie un cabinet, Delegalis doit justifier d’un pouvoir signé par une personne habilitée de ce cabinet, accompagné de la pièce d’identité de cette personne. Ce pouvoir est donné au mandataire de Delegalis pour les formalités confiées à Delegalis : Delegalis est responsable de traitement de ces données.
Données traitées
- identité du signataire : civilité, nom, prénom, date et lieu de naissance, qualité (sa profession ou sa fonction au sein du cabinet), adresse et adresse e-mail ;
- copie de sa pièce d’identité et date d’expiration de celle-ci ;
- le pouvoir préparé, le pouvoir signé et, le cas échéant, le dossier de preuve de la signature électronique ;
- la pièce d’identité du mandataire de Delegalis, jointe aux mêmes formalités.
Finalités et base légale
Ces données servent uniquement à établir le pouvoir, à le faire signer électroniquement, à le joindre aux formalités déposées pour le cabinet, puis à pouvoir justifier du mandat reçu. Base légale : l’exécution du contrat conclu avec le cabinet, le pouvoir étant nécessaire au dépôt de ses formalités ; après la révocation du pouvoir, l’intérêt légitime de Delegalis à pouvoir justifier du mandat reçu.
Destinataires
- le personnel habilité de Delegalis et les administrateurs du cabinet concerné, qui voient le pouvoir mais jamais la copie de la pièce d’identité une fois déposée ; les autres utilisateurs du cabinet n’y ont pas accès ;
- notre prestataire de signature électronique, lorsque le pouvoir est envoyé pour signature : il reçoit le pouvoir à signer, qui mentionne l’identité du signataire, et l’adresse e-mail de celui-ci ; Delegalis ne lui transmet pas la pièce d’identité ;
- le Guichet unique de l’INPI et le greffe compétent : le pouvoir signé et la pièce d’identité du signataire sont joints à chaque formalité déposée en vertu de ce pouvoir.
Les durées de conservation de ces données figurent à la section « Durées de conservation ».
Qui peut accéder aux données ?
- le personnel habilité de Delegalis, dans la limite de ses besoins ;
- les autres utilisateurs de votre cabinet, selon les droits attribués par l’administrateur du cabinet ;
- le Guichet unique de l’INPI et les autorités compétentes, pour les informations nécessaires à la formalité confiée ;
- les prestataires techniques de Delegalis (sous-traitants), par catégories : prestataire d’hébergement de l’application (France), prestataire d’hébergement de base de données et de fichiers (région Paris, Union européenne), prestataire d’envoi d’e-mails transactionnels et prestataire de signature électronique (pouvoirs) ;
- les autorités judiciaires ou administratives, lorsque la loi l’impose.
Ces prestataires n’agissent que sur instruction de Delegalis et sont tenus par des engagements de confidentialité et de sécurité. La liste nominative de ces sous-traitants ultérieurs est fournie aux cabinets clients dans l’accord de traitement des données, ou sur demande à contact@delegalis.fr.
Hébergement et transferts hors Union européenne
L’application est hébergée en France. La base de données et les fichiers sont hébergés dans l’Union européenne, en région Paris. Les e-mails de service sont acheminés par un prestataire d’envoi d’e-mails.
Le prestataire d’envoi d’e-mails peut traiter certaines données (adresse e-mail, contenu du message) hors de l’Union européenne ; il en va de même, le cas échéant, du prestataire de signature électronique pour les pouvoirs qui lui sont envoyés. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD (décision d’adéquation de la Commission européenne ou clauses contractuelles types).
Durées de conservation
- dossiers et pièces déposées : pendant l’exécution de la formalité puis pendant la durée du contrat, puis au plus 12 mois après sa fin, sauf demande de suppression anticipée du cabinet ; à l’issue, les pièces sont effacées définitivement ;
- pièces supprimées par un utilisateur : conservées 30 jours dans une corbeille (restauration possible), puis effacées définitivement ;
- pouvoirs, pièces d’identité de leurs signataires et dossiers de preuve de signature : tant que le pouvoir n’est pas révoqué (l’archivage d’un cabinet révoque ses pouvoirs), puis 5 ans après sa révocation (délai de prescription de droit commun), pour pouvoir justifier du mandat reçu ; ils sont ensuite effacés définitivement, de même que lorsqu’un cabinet est supprimé alors qu’il n’a plus ni dossier ni facture ;
- pièce d’identité remplacée par une nouvelle (celle d’un signataire ou celle du mandataire de Delegalis) : effacée dès son remplacement ;
- comptes utilisateurs : pendant toute la durée du contrat, puis 12 mois au plus ;
- factures et pièces comptables : 10 ans, conformément au Code de commerce ;
- journal d’activité : pendant la durée du contrat, puis 12 mois au plus ;
- preuve d’acceptation des conditions : pendant la durée du contrat, puis la durée de prescription applicable.
Sécurité
Delegalis met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : connexions chiffrées (HTTPS), cloisonnement des données entre cabinets, contrôle des droits d’accès à chaque fichier (aucun lien public vers les documents), session de connexion chiffrée et inaccessible au code de la page, limitation des tentatives, journalisation des actions et accès restreint du personnel.
Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition, ainsi que d’un droit à la portabilité de vos données lorsqu’il s’applique, et du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour exercer ces droits, écrivez à contact@delegalis.fr en précisant votre demande ; une pièce justificative pourra vous être demandée en cas de doute sur votre identité. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL, www.cnil.fr).
Si vous êtes une personne dont les données figurent dans un dossier déposé par un cabinet (dirigeant, associé, mandataire…), adressez votre demande en priorité au cabinet concerné, responsable de traitement. Si vous nous l’adressez, nous la lui transmettrons et l’assisterons dans sa réponse.
Modifications de la politique
Cette politique peut évoluer, notamment pour tenir compte de changements juridiques ou techniques. La date de version figure en tête du document. En cas de modification substantielle, les utilisateurs sont invités à en prendre connaissance et à l’accepter à leur prochaine connexion.